Zonder ambitie geen goede huisvesting

Tevreden over je huisvesting. Wanneer ben je dat als bestuurder? En denken je medewerkers daar net zo over? Tussen ambiëren en exploiteren zitten heel veel stappen en zijn veel mensen en partijen betrokken, zowel intern als extern. Wat is van belang en hoe zorg je dat het eindresultaat van een huisvestingsproject meer is dan het afvinken van de GOTIK-aspecten.

Huisvesten begint met ‘willenschap’, het uitwerken van je ambitie. Ambitie die aansluit bij die van de organisatie, vanuit de behoefte van het bestuur. Huisvesting is immers bedoeld om de organisatie te versterken en de mensen die er gebruik van maken optimaal te faciliteren. Met kwaliteit en beleving en, voor bijna iedere organisaties ook van belang, onderscheidend vermogen. Wat zijn de mogelijkheden dankzij of ondanks de huidige gebouwen en diensten om ze beter en duurzamer te laten presteren? Deze ambitie kun je niet ‘weg delegeren’, dit moet gedragen worden vanuit de hoogste regionen.

Het project is het middel, het effect is het doel
Van belang is dat het bestuur aan de eigen organisatie duidelijk maakt wat het einddoel van het huisvestingsproject is. De betrokkenheid en het leiderschap van de bestuurders mag ook echt wel groter door boven op het project te zitten en te blijven zitten. In de organisatie moet gekeken worden wie de competenties heeft om het project uit te voeren en niet door iemand aan te wijzen die het altijd doet of op dat moment beschikbaar is. Dat geldt uiteraard ook voor de benodigde externe partijen. Stel het team in de meest geschikte samenstelling op. Eén van de kenmerken van een project is dat het uniek is. Dat geldt dan ook voor je het team dat de ambitie gaat verwezenlijken.

Investeren in dialoog is investeren in samenwerking
Bij de selectie van externe partijen zou je idealiter zaken als verdienmodellen, risico’s, routes naar ambities transparant op tafel leggen en samen zoeken wat het meest passende contractuele kader zou zijn. De samenwerking met de leveranciers moet je dusdanig organiseren dat je allemaal een belang hebt om risico’s te beheersen maar ook om opbrengsten te maximaliseren en fair te delen. Dat gaat over commitment en ook over controle en vertrouwen. Er moet sprake zijn van gelijkwaardigheid en niet een sfeer van winnen en verliezen. En dat bereik je door open en in dialoog met elkaar samen te werken. Zorg ervoor dat iedereen zijn ‘skin in the game’ heeft.

Binnen tijd, binnen budget et cetera
Na realisatie van het project volgt de exploitatiefase. Dit vereist een langere termijn betrokkenheid van leveranciers. Zij zullen zich niet alleen aan korte termijn projectkaders committeren maar ook aan de langere termijn effecten die moeten worden behaald. Tijdens de exploitatie blijkt pas echt of de gebruikers tevreden zijn en de ambitie behaald is. Om die conclusies te trekken kan gebruik gemaakt worden dashboards die een schat aan gebouwinformatie inzichtelijk maken. Daarover lees je meer in het eerder verschenen blog Datagedreven huisvesting. Voor de huisvestingsverantwoordelijke is dit geen eenmalige actie. Hij/zij zal dit blijven monitoren en samen met de interne organisatie en leveranciers blijven bijstellen, verbeteren, optimaliseren en wellicht zelfs ambities overtreffen. Dit is de opgave voor nu: vanuit de kans om organisaties echt beter te laten werken en niet meer te vertrouwen op de oude routine. Als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg.

Wil je meer weten over huisvesting en ambities? Neem dan contact met ons op.

Auteur: Peter Ruchti