Datagedreven huisvesting: zo ver weg en zo dichtbij
Door Covid-19 zijn we gebouwen anders en soms ook minder gaan gebruiken. Met name inzichten in ruimtegebruik en luchtkwaliteit werden ineens heel erg belangrijk. Natuurlijk is ook energieverbruik een actueel onderwerp in het kader van klimaatdoelstellingen. Maar niet voor elke huisvestingsverantwoordelijke is deze informatie van zijn/haar gebouw(en) voorhanden met één druk op de knop. Toch genereren systemen, installaties en apparaten in gebouwen al heel veel data. Dus de techniek is er zou je zeggen, maar hoe zorg je er nu voor dat je informatie hebt waar je mee kunt sturen?
Waarom nu pas?
De investering in gebouwen is enorm. Maar hoe presteert het gebouw en hoe gebruiken we het gebouw? Wat is de bijdrage van de investering aan de organisatie? De algemene norm is dat een werkplek maar 5% van de 365 dagen keer 24 uur wordt benut. Draagt de omgeving nu echt bij aan de werkprocessen? Wat weten we hier nu eigenlijk van? Door vaak te veel ruimte te bieden creëer je ook geen druk om het anders te doen. In tijden van schaarste wordt de roep om efficiënte inzet versterkt en daarmee de roep om inzicht in het gebruik. Nu we toch bezig zijn: zijn we wel tevreden over de beleving die wordt geboden?
Hoe logisch is het dan om te meten wat de situatie werkelijk is? Wat de echte feiten zijn? En dan sturen op het doorvoeren van verbeteringen, dat is wat je normaal gesproken zou doen met je dure productiemiddelen. Waarom doen we dit dan nog zo weinig? Waarom wordt een gebouw niet standaard opgeleverd met een systeem waarin je kunt aflezen hoe het functioneert?
Gebruik, beleving, prestaties en sturing
Gebouwen bestaan uit veel verschillende componenten. Daarnaast worden er ook veel verschillende facilitaire diensten geleverd die tezamen de totaalbeleving vormen. Bij het maak- en leveringsproces zijn veel verschillende partijen betrokken. Er is niet een gezamenlijke ‘belevingsproduct’ leverancier. Om nu te bepalen hoe het gebouw presteert moet je veel verschillende (deel)systemen koppelen, en dit plaatsen in het perspectief van het gebruik. Alle losse ingrediënten zijn niet moeilijk, maar de werelden van (ge)bouw, diensten, ICT en dit alles met een gebruikersbril, dat blijkt toch geen makkelijke opgave. Aanbieders van gebouwen hebben deze handschoen nog onvoldoende opgepakt, de gebruiker zal dit toch zelf moeten implementeren.
Nu de ICT systemen steeds makkelijker te koppelen zijn, de druk op ruimtegebruik toeneemt , de behoefte aan een totaalbeleving meer wordt gevoeld, is het momentum daar om te sturen op efficiency en effectiviteit van huisvesting. Je zou datagedreven huisvesting kunnen omschrijven als huisvesting mede tot stand gekomen met de uitkomsten van data als betere onderbouwing voor je huisvestingsbeslissingen.
Inzicht om te kunnen verbeteren!
In de praktijk zien we maar marginaal systemen waarin de prestaties van gebouwen inzichtelijk kunnen worden gemaakt. Laat staan de beleving van de (gebouwde) omgeving. Kan ik een werkplek krijgen, of een projectruimte gebruiken, staan de ramen nog open, moet hier wel worden schoon gemaakt, moet de ventilatie alvast aan omdat de vergaderruimte zo wordt gebruikt, was het klimaat naar tevredenheid, moeten de filters bijna worden vervangen, was het broodje lekker? Kan ik een melding maken van een klacht? Welke systemen bieden nu dit inzicht? Ik ken ze niet.
Of je koopt veel verschillende systemen met net zoveel apps en dashboards? Dit is ook niet de wens. Dit heeft ons er toe gebracht onze eigen aanpak te volgen. Vanuit Oxxer hebben we een (open source) platform gecreëerd waarin we voor iedere klant specifiek zijn omgeving ontwikkelen, koppelingen leggen tussen systemen en dashboards met managementinformatie bieden. Dit is voor ons een middel om te komen waar het om gaat: verbeterpunten signaleren en doorvoeren. Geen dure systemen die net niet passen en veel geld vereisen om te bouwen, maar systemen die gekoppeld kunnen worden en klant specifiek kunnen worden ingericht vanuit het perspectief om te kunnen verbeteren.
De gegevens en inzichten zijn er, en dan?
Huisvesting moet niet alleen ondersteunend zijn maar ook toegevoegde waarde hebben voor de primaire processen van de organisatie. Wil jij als facility manager het verschil maken richting de gebruikers zodat zij in staat zijn ruimten beter te gebruiken, zich comfortabeler voelen en dus beter kunnen presteren? Zorg dan dat je hun eisen, wensen en waarden duidelijk hebt en, via analyses van beschikbare data, meet in hoeverre daar aan wordt voldaan. Kortom: laat data voor je werken!
Meer weten over deze materie? Lees ook eens het eerder verschenen blog Hoe presteert en functioneert mijn gebouw.
Wil je meer weten over onze aanpak? Wij informeren je graag.
Auteur: Peter Ruchti