Facilitaire organisaties: voorwaardenscheppend of volgend?

Als gevolg van Covid 19 hebben we te maken met onzekere tijden. Veel organisaties worstelen met vraagstukken als: Wat heeft de crisis ons geleerd? Hoe gaan we (samen)werken en leren? Wat doen we fysiek en wat digitaal? Wat doen we thuis en wat doen we op school/kantoor? Dit heeft uiteraard ook veel gevolgen voor de huisvesting en de inrichting van de facilitaire dienstverlening.

Het proces of de gebruiker centraal
De noodzaak is groot geworden om als organisatie voor dit soort vraagstukken oplossingen te vinden. De afgelopen decennia zijn secundaire zaken als huisvesting en facilitaire dienstverlening vaak volgend geweest. Maar we zien een verschuiving. Van een traditionele, civiele dienst, via de meer functionele facilitaire dienst naar de actuele facilitaire dienstverlening die veel meer voorwaardenscheppend, gebruikersgericht én datagedreven is. Hierbij zijn ook flexibiliteit en wendbaarheid van de facilitaire organisatie belangrijker geworden.

In de praktijk zijn de facilitaire organisaties en ook de facilitaire opleidingen lange tijd te veel gericht geweest op processen, kosten en functionaliteit in plaats van op de gebruikers. Niet alleen de opdrachtgever maar ook de gebruikers moeten tevreden zijn over de diensten.

Hybride werken vraag om een hybride facilitaire organisatie en dienstverlening
Afgelopen decennia was het heel gebruikelijk afzonderlijke diensten uit te besteden. Kostenverlaging en technische specificaties waren veelal leidend en niet gebruikerstevredenheid. Een hybride manier van werken door de gebruikers vraagt misschien ook wel een ‘hybride’ facilitair bedrijf en dienstverlening. Dit kun je inrichten door een optimale mix van in- en uitbesteden, waarbij wordt samengewerkt met een aantal strategische partners die zich committeren aan dezelfde strategie en doelen. Een transparante samenwerking waar kosten en opbrengsten worden gedeeld. Voor veel organisaties was dit een brug te ver. Vooral omdat ‘Facilitair’ vaak onvoldoende positie heeft en te laag op de directie-agenda staat.

Flexibiliteit en wendbaarheid cruciaal
Flexibiliteit en wendbaarheid zijn in de huidige, onzekere tijden, belangrijker dan ooit . Door vrijwel continu en realtime in contact te staan met de gebruikers, het primaire proces en het management, kun je tijdig en adequaat inspelen op ontwikkelingen in de organisatie. Waar ook serieus over moet worden nagedacht zijn de aan medewerkers geboden faciliteiten en dienstverlening op de momenten dat zij niet op kantoor werken. Nu is het vrijwel zo dat op het moment je als werknemer het pand van je werkgever verlaat, ook de dienstverlening vanuit het facilitair bedrijf (vrijwel) stopt. Het facilitaire bedrijf moet hier dus op inspelen. Dit betekent ook dat de samenwerking en daarmee contracten, tussen organisatie en leveranciers hierop moet worden ingericht.

Slimme huisvesting en dienstverlening
Huisvesting en dienstverlening kunnen ook nog slimmer ingericht worden door inzet van de technieken en de databronnen die in gebouwen aanwezig zijn. Deze kunnen de bedrijfsmatige en primaire processen verrijken en verbinden. Dit faciliteert een optimaal en efficiënt gebruik van de werkomgeving voor zowel gebruiker als dienstverlener. Meer weten over het gebruik van data, lees dan het blog Datagedreven huisvesting: zo ver weg en zo dichtbij – Oxxer.

Door de uitdagingen van de pandemie waarin we zijn beland, mogen facilitaire organisaties laten zien wat ze jarenlang hebben nagestreefd: Meebewegen en voorwaardenscheppend zijn aan een nieuwe manier van gebruik en werken, waarbij we niet exact weten hoe de toekomst eruit gaan zien. Dit maakt facility management een zeer interessant en dynamisch vakgebied.

Auteur: Harold Hinfelaar

Hybride werken vraag om een hybride facilitaire organisatie en dienstverlening.

Harold Hilnfelaar - projectdirecteur
mei 2023

ADG en Draaijer Group bundelen krachten

Draaijer Group – en alle labels die hieronder vallen, waaronder Oxxer – worden overgenomen door ADG dienstengroep. Door de overname kan …

januari 2022

Comfortabel woon-concept voor ouderen: Leef

In Nederland hebben we een enorme woonopgave. De oorzaken hiervan zijn divers en deze kan je dagelijks lezen in de …

december 2021

Facilitaire organisaties: voorwaardenscheppend of volgend?

Als gevolg van Covid 19 hebben we te maken met onzekere tijden. Veel organisaties worstelen met vraagstukken als: Wat heeft …