Waarom is succesvol samenwerken toch vaak zo lastig?

Bij Oxxer werken wij dagelijks samen met veel verschillende partijen om voor opdrachtgevers de beste zorg-, leer-, werk- en leisure-omgevingen te creëren. Om dit te realiseren, gaan wij op zoek naar het gezamenlijk belang. Hierbij is het belangrijk dat we beginnen bij de kern. Makkelijk gezegd, maar hoe werkt dit dan? Aan de hand van het model van de logische niveaus van Robert Dilts illustreren wij hoe samenwerkingen tussen leveranciers en opdrachtgevers in de praktijk ontwikkeld kunnen worden.

Hoe ziet de ideale match eruit?

Een prachtige match zou je denken: de klant zoekt en partner met duidelijke meerwaarde en de leverancier zoekt een klant waar de opgave meer is dan alleen onderhouden. Toch zien wij in de praktijk dat deze match lastig tot goede resultaten komt. De belangrijkste reden hiervan ligt in het gegeven dat er een andere manier van samenwerken gevraagd wordt. En dat organisaties dit niet zondermeer onderkennen en kunnen. Wat gaat nog vaak mis?

Het model van Robert Dilts
‘Als je doet wat je deed, krijg je wat je altijd kreeg’. Dus hoe kom je uit deze situatie? Het model van Robert Dilts leert ons dat er een aantal overtuigingsniveaus zijn waarin we functioneren en kunnen veranderen. Wij hebben dit model vertaald naar de wereld van beheer en onderhoud, contracten en samenwerkingen. Daaruit constateren wij dat het gedrag en overtuigingen van opdrachtgevers en opdrachtnemers veelal gekleurd wordt door vanuit het laagste niveau naar boven te redeneren. In het onderstaande schema is dit met de pijl naar boven weergegeven. Door de feitelijke situatie van het contract als uitgangspunt te nemen, wordt controlegedrag gefaciliteerd. Dit vraagt om de bijbehorende vaardigheden als risicomanagement en beheersing. Wat weer wordt gerechtvaardigd door de overtuiging dat de relatie van opdrachtgever – opdrachtnemer nu eenmaal leidt tot bepaalde rolverdelingen en verantwoordelijkheden naar de eigen organisatie.

Figuur 1 beïnvloeding gedrag en overtuigingen van opdrachtgevers en opdrachtnemers

De beïnvloeding van ons gedrag

Dit is geen wetenschap en natuurlijk gechargeerd uitgewerkt, maar opvallend is wel dat bijna iedereen dit mechanisme herkent als gedrag dat we vertonen in dit soort contractsamenwerkingen. Daarmee helpt het om het (ongewenste) gedrag te duiden en met elkaar bespreekbaar te maken. En is de vervolgstap om gezamenlijk de pijl om te draaien. Daarbij kan het model ook helpen. De veronderstelling is namelijk dat veranderingen op een hoger niveau altijd zullen leiden tot veranderingen op een lager niveau. Hoe ziet de beïnvloeding van ons gedrag er in samenwerkingen uit als we beginnen op het hoogste niveau?

Figuur 2 beïnvloeding samenwerking vanuit het hoogste niveau

De zingeving achter het gebouw

Wij denken dat mensen een bepaalde zingeving zoeken in het werk wat ze doen. En dat dit de diepste drijfveer is om je hier elke dag weer voor in te zetten. Bij beheer en onderhoud kan dit vertaald worden naar het doel om de gebouwen beter te laten presteren, zodat de mensen in die gebouwen (studenten, patiënten, werknemers et cetera) een prettige, gezonde en veilige omgeving ervaren. Als je dat als uitgangspunt neemt, is het niet meer dan voor de hand liggend dat je elkaar kunt helpen en ook nodig hebt om dit te realiseren.

Het gezamenlijk belang staat voorop

Opdrachtgevers hebben hiervoor onderhoudsleveranciers nodig, maar ook productleveranciers, omgevingspsychologen en dergelijke kunnen een belangrijke rol spelen. Hoe kunnen al deze partijen nou het beste samenwerken? Dat is uiteraard niet een juridisch contract met een fors boetebeding en aansprakelijkheidsclausule. Volgens ons is het bepalend dat iedereen zich achter het hoofddoel kan scharen terwijl zijn eigen (organisatie) belang hiermee authentiek is. Dan is de belangrijkste voorwaarde voor samenwerking bereikt: de wil. Ook de andere vaardigheden worden dan vanzelfsprekend; in een team de juiste inventarisatie van kansen en problemen maken en dit oplossingsgericht vertalen naar andere afspraken over kwaliteit, invloed, vergoedingen en dergelijke. Hierbij is niet het contract leidend, maar het gezamenlijk belang!

In elke samenwerking komt wel eens een moment dat het niet soepel loopt, dat er frustraties of ergernissen zijn. Juist op die momenten is het goed om terug te gaan naar de kern. Waarom doen we dit ook alweer? Wat is onze drijfveer? Niet alleen een beter presterend gebouw en beter presterende mensen in het gebouw, maar ook een veel plezierigere samenwerking is daarvan het resultaat!

Meer weten over succesvol samenwerken? Lees het eerder verschenen blog ‘Vier trends in de wereld van beheer en onderhoud’ of neem contact op met Ben Grijpstra.

Auteurs: Ben Grijpstra en Bertina Seffinga