De toegevoegde waarde van predictive maintenance

Over predictive maintenance is al veel geschreven, met name in de industrie. Daar is het al langer een strategie om op exact het juiste moment onderhoud uit te voeren en hiermee de uptime van productiemachines te verhogen. In de wereld van utiliteitsbouw, specifiek werktuigbouwkundige installaties, is predictive maintenance in opkomst. Vaak met de belofte dat het onderhoud hierdoor efficiënter uitgevoerd en dus goedkoper wordt. Maar is het onderhoud wel echt goedkoper? En hoe zorg je dan dat dit in jouw gebouw toegepast gaat worden?

Predictive maintenance is een van de methodieken om onderhoud te plannen. Als we kijken naar de gangbare methodieken kennen wij drie soorten:

Beschikbare data zijn een vereiste
Predictive maintenance heeft data nodig om te kunnen analyseren en daarmee te voorspellen wanneer onderhoud nodig is. Deze data kunnen komen van gebruiksafhankelijk onderhoud (denk aan aantal draaiuren) of toestandsafhankelijk onderhoud (denk aan een meting). In de utiliteitsbouw is met name geautomatiseerde actuele data van elementen nieuw. Denk hierbij aan:

• Meten van afwijkingen in vibratie van mechanisch draaiende delen als voorspeller dat slijtage optreedt en mogelijk een storing.
• Meten van weerstand in luchtdruk bij filters van luchtbehandeling als voorspeller dat het filter vervuild is.
• Meten van vervuiling van (bouwkundige) elementen als graadmeter dat reiniging gewenst is.

Een al wat meer gebruikelijke manier van predictive maintenance is toepassen van data op basis van gebruiksduur. Denk hierbij aan het preventief onderhouden van een lift op basis van het aantal bewegingen en/of stopmomenten. Dit is dus niet het voorspellen op basis van metingen wanneer onderhoud nodig is, maar onderhoud baseren op historische gegevens, en kan hierdoor onnauwkeuriger zijn.

Theorie en praktijk
Nu roept predictive maintenance de vraag op: interessant, maar wat heeft een gebouweigenaar of gebruiker er nu aan? In theorie zou je kunnen stellen dat wanneer je onderhoud op precies het goede moment uitvoert, je niet te veel en niet te weinig doet. Dus kostenefficiënt is. Maar of dit leidt tot besparing op onderhoudskosten valt nog maar te bezien. Je zal dan moeten aantonen dat je in een bepaalde periode bespaart op ‘onderhoudsbeurten’ of vervangingen. Daarnaast vergt dit investeringen in sensoren en het verzamelen van data en de analyse hiervan. Een businesscase die zeker in bestaande gebouwen waar installaties geen of weinig data aanleveren lastig kan zijn.

De toegevoegde waarde
Een belangrijke toegevoegde waarde van predictive maintenance in utiliteitsbouw zit in het voorkomen van storingen en uitval. Het is relatief duur om ongepland onderhoud uit te voeren, dus dat wil je voorkomen. Daarnaast leidt verstoring tot overlast voor gebruikers en mogelijk tot verlies van productiviteit in een organisatie (denk aan storingen in airconditioning tijdens de zomer).  Als we die ‘kosten’ meenemen in een businesscase, is predictive maintenance een belangrijke toegevoegde waarde in het arsenaal van gebouwbeheer.
Het is aan leveranciers en aan technische dienstverleners om hierin met betaalbare, en ook voor bestaand gebouwen geschikte technologie, te innoveren. En met Oxxer helpen wij jou om predictive maintenance in te zetten, daar waar het zinvol is, voor duurzame resultaten in jouw organisatie!

Meer weten over het toepassen van predictive maintenance in jouw organisatie? Neem dan contact op met Ben Grijpstra.

Auteur: Ben Grijpstra

Goedkoop is duurkoop

Nog regelmatig zien wij dat bedrijven en instellingen geen geld aan planmatig onderhoud van hun gebouwen uitgeven. De liquiditeit en bezuinigingsdrift lijken de ondersteunende processen altijd als eerste te raken. 
Middelen die geïnvesteerd worden in het primaire proces leveren sneller zichtbare resultaten op dan wanneer zij geïnvesteerd worden in ondersteunende processen. Alleen bij klachten of bij werkelijke verstoring van de bedrijfsvoering worden de middelen, met spoed, ingezet voor een lekkend dak of reparatie van een verwarming.  

Natuurlijk is de opgave om overall zo min mogelijk geld uit te geven aan de huisvesting, immers dan kan er structureel meer geld naar de belangrijkste bedrijfsprocessen. De continuïteit en de gewenste dienstverlening vormen de basis voor deze uitgaven. Hoe bereik je dat? 
Naar onze visie door drie aspecten steeds in ogenschouw te nemen:
1. Doelmatig bepalen welke activiteiten noodzakelijk zijn
2. Planmatig uitvoeren van het onderhoud
3. Beheersmatig afwegen waar onderhoud uitgesteld kan worden

Noodzaak voor doelmatig onderhouden 
Bij het eerste punt is het van belang het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) af te stemmen op de noodzaak en vraag. Laat niet alleen de techniek leidend zijn maar doe dat in lijn met de behoefte van de organisatie. Welke gebouwonderdelen moeten altijd werken en waar kan men zich best een storing permitteren? Er is meer mogelijk dan sturen op één conditiescore… 

Planmatige uitvoering is voordeliger
Die onderhoudswerkzaamheden die van vitaal belang zijn kunnen het voordeligst planmatig uitgevoerd worden. Preventieve werkzaamheden zijn minder kostbaar dan correctieve werkzaamheden en door deze structureel in te kopen krijg je de beste prijs. Bovendien voorkom je met tijdig planmatig onderhoud het risico van calamiteiten als langdurige uitval van installaties.  Het beste vergelijk is het onderhoud aan je auto. Regelmatig olie en filters vervangen zorgt, met relatief weinig kosten, voor een langere levensduur van de motor met betere en duurzamere prestaties. En met een kleinere kans dat auto je laat staan…. Voor gebouwen is het niet anders. 

Beheersmatige afwegingen
Om toch de tering naar de nering te zetten, want dat blijft de praktijk, is het goed om jaarlijks nut en noodzaak van de activiteiten in het MJOP te actualiseren. Bewust activiteiten met een laag risico uitstellen, omdat het geld op andere plaatsen noodzakelijk is, kan zo integraal worden afgewogen. Als dit onvoldoende bewust of te frequent gebeurt, ontstaat zogenaamd achterstallig onderhoud. Dit leidt naast risico in bedrijfszekerheid ook tot waardevermindering van de gebouwen. We zien regelmatig organisaties die zo terecht komen in kostbare renovaties. Door optimaliseren kan een renovatie worden voorkomen en de weg naar controle van kosten en bedrijfszekerheid weer worden gevonden. 

Met de Oxxer-methode kunnen wij op een prettige en voordelige wijze inzichtelijk maken wat in jouw situatie een goede en verantwoorde manier is om het niet zo ver te laten komen.

Auteur: Edgar Anholts

Trends, afwachten of op inspelen?

Eind 2018 schreven wij in een blog al eens over de trends in de wereld van beheer en onderhoud. Hoogste tijd voor een update naar aanleiding van onze ervaringen bij opdrachtgevers de afgelopen jaren en wat wij zien in de markt.

Trend 1: verduurzaming
Nog steeds is de aandacht voor duurzaamheid een ‘hot item’. Het Klimaatakkoord dwingt ons ook om met verduurzaming en energietransitie aan de slag te gaan. Daardoor zal de onderhoudsbehoefte ook veranderen. In ons blog Verduurzamen, omdat het moet of omdat het kan van september 2019 gaven wij al aan dat verduurzamen heel goed gecombineerd kan worden met de processen van beheer en onderhoud. In de praktijk zien wij dat de eerste organisaties de verplichte activiteiten uit de Erkende Maatregelen Lijst (EML) en de EED aan het inventariseren zijn. De uitdaging is vervolgens om deze activiteiten slim te combineren met het onderhoudsplan en beschikbare budgetten. En daarnaast, nog belangrijker, een eigen routekaart te ontwikkelen waarin de wijze van verduurzamen is onderzocht en vastgelegd. Dit staat bij veel organisaties onterecht nog niet hoog op de agenda en krijgt te weinig aandacht. Terwijl juist zelf actief plannen maken, voorkomt dat je gedwongen ah-hoc investeringen in je vastgoed moet plegen.

Trend 2: schaarste technisch geschoold personeel
De schaarste aan technisch geschoold personeel is ook een toenemend probleem voor de opdrachtgevers. Onder andere door vergrijzing. Daarover meer in het eerder verschenen blog Help mijn technische dienst gaat met pensioen. Maar ook onderhoudsleveranciers kampen met dit probleem. Terwijl de techniek in gebouwen steeds complexer is, is de klant (terecht) steeds veeleisender als het gaat om de beste, integrale oplossingen tegen de laagste kosten. In combinatie met contracten waarbij steeds meer prestaties en resultaten bij de leverancier worden gelegd, stelt dit leveranciers voor de opgave om hooggekwalificeerd personeel in dienst te hebben (en te houden). Naast promotie van het technisch vak op scholen is het onvermijdelijk dat we slimme gebouwtechniek en gebruik van data in gebouwen steeds meer moeten gaan zien als generieke standaardoplossingen, in plaats van het wiel op elk project opnieuw uit te vinden. Dit begint met het van elkaar leren over de best practices.

Trend 3: technologie en innovatie
Technologie en innovatie worden steeds belangrijker, ook in de gebouwde omgeving. De onderhoudssector moet hier ook op inspelen. We praten veel over predictive maintenance, maar we passen het nog weinig toe. Onderhoud uitvoeren op moment dat het echt noodzakelijk is en ingrijpen voordat een storing zich voordoet vraagt data over de toestand en gebruik van installaties. Zolang het verkrijgen en toepassen van deze data duurder is dan standaard toepassen van cyclisch onderhoud en oplossen van storingen, is er weinig prikkel om te veranderen. Het is de uitdaging van leveranciers om met haalbare innovaties te komen. De opdrachtgevers kunnen de markt hierin uitdagen door eisen te stellen aan de kosten van onderhoud en het voorkomen van uitval en storingen. Deze trend houdt ook verband met de nieuwste kennis en beschikbaarheid van technisch geschoold personeel om innovatie vorm te geven en te implementeren.

Trend 4: aanscherping regelgeving
Ook de onderhoudssector ontkomt niet aan aanscherping van regelgeving en de noodzaak tot nakoming. Het gaat om landelijke wetgeving en door de EU opgelegde normen en richtlijnen. Brandveiligheid van gebouwen, legionellabeheersing, keuring van liften en tilmiddelen, rapportage over balans in warmte-koude opslagbronnen, sluitwerk van nooduitgangen, keuring valbeveiliging et cetera. Een beetje gebouw heeft al snel dertig items waarop de gebouweigenaar of exploitant moet kunnen aantonen dat hij met onderhoud voldoet aan de geldende regelgeving. Het niet voldoen kan in eerste plaats leiden tot (ernstige) ongelukken voor bezoekers en gebruikers van gebouwen. Waarbij de gebouweigenaar/exploitant vanuit regelgeving verantwoordelijk wordt gehouden. Voldoe jij aantoonbaar aan alle wetgeving voor jouw gebouw? En als dit niet zo is, heb je inzicht in de maatregelen en kosten die dit met zich meebrengt?

Inspelen op de trends
Het is van belang om goed en tijdig in te spelen op de trends en ze geen probleem te laten worden. Een doordachte afweging tussen verduurzaming, onderhoudsbeleid en leveranciersmanagement helpt om de juiste onderhoudsinvesteringen te doen waarmee jouw vastgoed voldoet aan de huidige én toekomstige regelgeving. En nog belangrijker; jouw gebouw een veilige en prettige plek is om te werken en verblijven.

Deze vier trends worden ook onderschreven door de Nederlandse Vereniging voor Doelmatig Onderhoud.

Auteurs: Ben Grijpstra en Paul Knot

Waar voor je geld als het om onderhoud gaat

Bij Oxxer komen we vaak bij opdrachtgevers bij wie het ongrijpbare gevoel heerst dat ze geen waar krijgen voor hun geld als het gaat om onderhoud. Onderhoud is een vervelende kostenpost, een noodzakelijk kwaad. En niet zelden wordt op onderhoud bezuinigd zonder dat de consequenties van deze bezuiniging echt duidelijk zijn. Als wij de opdrachtgever niet kunnen uitleggen wat goed onderhoud oplevert, zal dat niet veranderen.

Soms is het gevoel van de opdrachtgever dat hij te veel betaalt terecht. In onze quick scan komen we dan bijvoorbeeld tot de conclusie dat de kosten voor onderhoud veel hoger liggen dan je zou mogen verwachten.

Meerdere oorzaken ontevredenheid

• De oorzaak hiervan kan bij de onderhoudsleverancier liggen, er wordt daadwerkelijk een erg hoog bedrag gevraagd voor het onderhoud.
• Maar het komt ook heel regelmatig voor dat de oorzaak ligt in de vraagstelling die de opdrachtgever bij de onderhoudsleverancier heeft neergelegd.
  De opdrachtgever vraagt dan (vaak onbewust) om een heel hoog onderhoudsniveau terwijl dit helemaal niet nodig is. Samen met de opdrachtgever en de onderhoudsleverancier overleggen we dan wat wel een reëel onderhoudsniveau is. Dit gezamenlijk overleg is heel belangrijk. Voor de leverancier omdat hij de meeste kennis van het te onderhouden gebouw heeft en met zijn bijdrage ook waardering en een relatie met de opdrachtgever opbouwt. Voor de opdrachtgever zelf geeft dit meestal veel meer inzicht en daardoor ook begrip voor de inzet en kosten die gemoeid zijn met het onderhoud.
• Een andere mogelijkheid is dat uit de benchmark duidelijk wordt dat het onderhoudsbedrag niet onrealistisch hoog is, maar dat er ontevredenheid is over de kwaliteit.
  De mate van kwaliteit die wordt ervaren, hangt vaak samen met storingsmeldingen of overlast die gebruikers ondervinden. Gebruikers hebben er geen idee van of een filter wel of niet vervangen is, maar ervaren wel dat er geen ventilatie is. De eerste reactie van leveranciers bij klachten over kwaliteit is om nog beter/vaker onderhoud uit te voeren. Maar meestal is het veel effectiever om te kijken naar de wederzijdse verwachtingen en gewenste output. Dan blijkt dat er helemaal niet vaker onderhoud uitgevoerd hoeft te worden, maar er wel beter gecommuniceerd moet worden. Of dat er eerder overgegaan wordt tot vervanging in plaats van het steeds maar weer oplossen van de storingen.

Belangrijke taak voor adviseur en leverancier
Maar stel dat uit onze quick scan blijkt dat er helemaal geen sprake is van abnormaal hoge onderhoudskosten of te veel storingen. Is dan het gevoel dat de opdrachtgever heeft onterecht? Ik denk het niet. Er ligt een belangrijke taak voor ons allen als professionals om beter uit te leggen wat we doen en waarom we dat doen. Dat geldt voor ons als adviseurs, maar ook voor contractmanagers en servicemonteurs van leveranciers. Onderhoud is niet makkelijk te doorgronden en er zijn vele keuzes te maken. Het meenemen van de opdrachtgever in deze keuzes zie ik als een belangrijk aspect om ervoor te zorgen dat onderhoud niet langer als kostenpost wordt gezien, maar als een bedrijfsmiddel. Eentje die een bijdrage kan leveren aan het primaire proces van de opdrachtgever.

Auteur: Bertina Seffinga

Het onderhoudscontract: noodzakelijk kwaad of kans?

Een succesvolle samenwerking is vaker het resultaat van goede verstandhouding en vertrouwen tussen mensen dan opstellen van ingewikkelde onderhouds-contracten. We hebben vanuit Oxxer al vaker geschreven over hoe je een succesvolle samenwerking tot stand brengt. In deze blog staan we stil bij de formele juridische kant: de onderhoudsovereenkomst. Is dit nu noodzakelijk kwaad of schuilt hierin ook een kans voor succesvol samenwerken?

Beheer en onderhoud gaat over veel processen en producten
Het is natuurlijk utopisch om te denken dat een zakelijke afspraak, om het beheer en onderhoud van gebouwen te verzorgen, alleen gebaseerd is op een goede klik en vertrouwen. Alleen al om de verwachtingen goed te managen, is het nodig om afspraken op papier te zetten. En zeker als er in concurrentie aanbesteed moet worden. Eenduidige beschrijving van de te leveren diensten en de context waarin, is dan belangrijk. Het blijkt dan al snel dat beheer en onderhoud over ontzettend veel processen en producten gaat. Waarover met gemak talloze afspraken over prestaties, rechten en plichten gemaakt kunnen worden. Hoe voorkom je dan een wildgroei aan juridische teksten, tegenstellingen en onwerkbare contracten?

Werkbare oplossing
Onze oplossing bestaat uit twee benaderingen. De eerste is het scheiden van het juridisch en technisch deel van het contract. Alle afspraken over rechten, plichten, aansprakelijkheden, betalingen en dergelijke krijgen een plaats in de overeenkomst.
Het tweede is om alle technische aspecten met betrekking tot het onderhoud en beheer onder te brengen in aparte bijlagen. Het voordeel hiervan is dat de leveranciersmanager bij inhoudelijke discussies direct de juiste bijlage erbij kan pakken. Om de bijlagen logisch in te delen hebben wij zeven resultaatsgebieden benoemd die van belang zijn in een onderhoudsovereenkomst. Deze vormen samen de zeven bijlagen bij de overeenkomst. In het Engels zijn het onze seven C’s:

1. Condition
2. Comfort
3. Continuity
4. Cost
5. Compliance
6. Cooperation
7. Communication

 

Elk onderdeel is inhoudelijk kort en puntsgewijs uitgewerkt in te leveren prestaties en resultaten. Zoals je ziet gaat dit niet alleen over “hardcore techniek”, maar geven wij ook veel aandacht aan de samenwerkingskant. Om het contractmanagement zo effectief mogelijk uit te kunnen voeren, stellen wij op basis van deze zeven resultaatsgebieden een dashboard op. In dit dashboard is elk resultaatgebied verder uitgewerkt in prestatie-indicatoren. Deze zijn objectief meetbaar en vormen de basis voor de leveranciersbeoordeling.

Met deze werkwijze gaat het gesprek tussen de leveranciersmanager en de leverancier over concrete prestatie-indicatoren die een krachtige weergave vormen van de onderliggende onderhoudsovereenkomst. Dit vereenvoudigt het werk van de leveranciersmanager. En daarmee kan het contract toch een belangrijke bijdrage vormen aan succesvol samenwerken. Een kans dus!

Benieuwd of jij met je leveranciers effectief de juiste onderwerpen bespreekt of op de juiste prestaties stuurt? Oxxer onderzoekt graag waar verbeteringen mogelijk zijn!

Meer blogs lezen over samenwerkingen:
Waarom is succesvol samenwerken toch vaak zo lastig?
Contracten zijn zakelijke afspraken, samenwerken is mensenwerk.

Auteur: Ben Grijpstra

Help, ik heb een gebouw!

Het is bijna zover. Na een aantal jaren plannen maken, haalbaarheidsstudies, ontwerpen, aanbesteden en bouwen is het gebouw dan eindelijk af. Vol verwachting en met de nodige stress bereidt jouw organisatie zich voor om het gebouw in gebruik te nemen. Links en rechts zijn er al wel opmerkingen gemaakt over gebouwdelen, ruimten en inrichtingen die net iets anders zijn dan dat men verwacht had. Er tekent zich tevens een lijst af met opleverpunten. Een gebouw is nooit in één keer af. Op de een of andere manier zijn er altijd een paar punten die gedurende de gehele ontwikkeling al een dossier waren en dat ten tijde van de oplevering nog zijn.

Gelijktijdige processen
En midden in deze opleverstress kondigt zich de volgende fase aan. De aannemer draagt het gebouw over aan jou! De nieuwe trotse eigenaar. Natuurlijk gevierd met de nodige versnaperingen en gemeende toespraken.
Idealiter zit er een periode van rust tussen de oplevering van het gebouw, de inhuizing en de ingebruikname. Vaak door overschreden deadlines verdwijnen deze buffers. Het gevolg is dat er in deze periode veel verschillende processen door elkaar heen lopen die ook nog veel met elkaar samenhangen. Immers een klacht over een koude werkplek kan zijn oorzaak hebben in een opleverpunt, een vergissing bij het inregelen of een ontwerpfout. Of is het toch de perceptie van de medewerker?

Hoe schep je orde in deze drukke fase?
Start al tijdens de bouw met de organisatie van de beheerfase. Ondanks de drukke eindfase van het project betaalt dit zich uit na de oplevering. De volgende punten kunnen daarbij helpen:

• Zorg ervoor dat het servicelevel dat je kunt bieden als facilitaire organisatie aansluit bij de verwachtingen van de organisatie.
• Besteed aandacht aan de interne communicatie met je medewerkers over de werking van het gebouw.
• Zorg voor goede instructies aan de gebruikers.
• Toets de organisatie tijdens de ontwerpfase, de realisatiefase en het opleverproces aan de gebruiks- en beheervoorwaarden.
• Deel intern dat het gebouw en de organisatie nog op elkaar afgestemd worden.
• Contracteer tijdig de onderhoudspartij(en) en maak afspraken met bouwpartijen over afhandeling van klachten en garanties gedurende eerste maanden.
• Richt KWISO in.
• Leer en optimaliseer snel!

KWIS (de afkorting van Klachten, Wensen, Instructie en Storingen) helpt om snel problemen te kunnen classificeren en met de juiste aanpak op te kunnen lossen. Door daar de O van Opleverpunten aan toe te voegen ontstaat een systeem waarin overzicht ontstaat tussen het project en het beheerproces. Door de aannemers mee te nemen in het proces kan tijd en geld worden gewonnen in de afhandeling. Er ontstaat inzicht en overzicht.

We zien vaak dat bij de ontwikkeling van gebouwen alle aandacht investeringsgericht is. Dit is niet altijd verstandig vanuit exploitatie-oogpunt. Juist in de eerste maanden van het gebruik blijkt dat zaken vanuit een voordelig en efficiënt beheer beter kunnen. Hoe eerder deze aspecten geoptimaliseerd worden, hoe langer het profijt en de besparing haar effect sorteren.

De Oxxer-methode leent zich hier prima voor. Zie voor onze aanpak www.oxxer.nl

Auteur: Edgar Anholts

Ontzorgen bij het verzamelen van data doe je zo!

Voor het uitvoeren van een quickscan, onze basis om te komen tot een duidelijk beeld van de beheer-  en onderhoudsstatus van een organisatie, is informatie nodig. Deze informatie is echter niet altijd voorhanden. Gelukkig hebben wij daar een oplossing voor. In deze blog vertel ik jou hier graag meer over.  

Oxxer werkwijze in theorie
Bij Oxxer helpen wij organisaties om beheer en onderhoud op orde te krijgen. Om dat proces goed te laten verlopen hebben wij, op basis van onze werkwijze, een stappenplan ontwikkeld. Voordat wij een traject ingaan, vragen wij altijd informatie op bij de klant. Denk hierbij aan spend-analyses, contracten, processen en begrotingen. Nadat wij deze informatie hebben geanalyseerd, voeren wij een quickscan uit. Hierbij kijken wij naar de staat van het bouwkundig onderhoud, het technisch beheer en het energieverbruik. Middels interviews en analyses van de contracten verkrijgen wij inzicht in de dynamiek van de samenwerkingsrelaties en contractuele afspraken.    

Het resultaat van de quickscan vertalen wij naar ambitieuze, maar haalbare, doelen én besparingspercentages. Aan de hand van die gegevens maken wij concrete businesscases die direct geïmplementeerd kunnen worden. Hiermee gaan wij aan de slag, bijvoorbeeld tijdens een workshop. Samen met de beheerorganisatie en leveranciers verkennen wij welke prioriteiten aan de potentiële businesscases hangen.

Oxxer in de praktijk
In de praktijk ervaren wij dat veel organisaties de benodigde informatie niet op orde hebben om tot een goed resultaat van de quickscan te kunnen komen. De informatie die wij hiervoor voornamelijk nodig hebben bestaat uit onderhoudscontracten, facturen, inspectieverslagen, meerjarenonderhoudsplanningen, onderhoudsbeleid en formatiegegevens. Al deze puzzelstukjes moeten bij elkaar worden gezocht om een goed beeld van de organisatie te kunnen krijgen. In de praktijk blijkt vaak dat een aantal puzzelstukjes moeilijk vindbaar is of ontbreekt. Dit komt met name doordat het niet allemaal gedigitaliseerd is en in verschillende systemen is opgeslagen. Vaak is de informatie ook niet bij één persoon of afdeling gecentraliseerd, maar zijn verschillende afdelingen betrokken rondom het uitvoeren van onderhoud, waardoor de benodigde informatie versnipperd ligt binnen de organisatie.  

Onze oplossing
Om opdrachtgevers hierin te ontzorgen, komen wij steeds vaker op locatie om de benodigde informatie voor de quickscan samen met de klant te verzamelen. Wij merken dat dit voor beide partijen prettig werkt en interpretatieverschillen over de te verstrekken informatie voorkomt. Door een dagdeel naast een onderhoudsbeheerder te gaan zitten en samen de juiste informatie op te halen, verlagen wij de drempel die weleens ervaren wordt wanneer ‘stapels papier’ worden opgevraagd. Ook wanneer informatie niet beschikbaar is, omdat er bijvoorbeeld simpelweg geen contracten gesloten zijn, gaan wij in gesprek om te kijken hoe we alsnog de benodigde input kunnen ontvangen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een uitdraai van een FMIS systeem. Bijkomend voordeel is dat wij vanuit Oxxer direct de juiste stukken paraat hebben om adequaat met de verzamelde informatie aan de slag te gaan. Een win-win situatie dus!  

Meer weten over de Oxxer methode en onze garanties op resultaat? Neem dan contact op onze klantregisseur Edgar Anholts. 

Auteur: Marieke Winter

Verduurzamen, omdat het moet of omdat het kan?

Elke instelling krijgt er mee te maken. Elk bedrijf krijgt er mee te maken. Soms vanuit wet- en regelgeving, soms vanuit intrinsieke motivatie. Hoe maak ik mijn instelling of bedrijf groener? De klimaattafels en de wetgever dreigen nu echt met wetgevende richtlijnen en, nog erger, met handhaving daarvan. De hele maatschappij moet natuurlijk meewerken. Dus ook het vastgoed. Alles met CO2-footprint en energielabels komt dagelijks voorbij. En natuurlijk prachtige eenmalige aanbiedingen voor creatieve energiereducties. Vaak vraagt dit om investeringen terwijl het geld in de publieke sector schaars blijft. Of er staan langdurige zekerheidstellingen tegenover om externe investeringen mogelijk te maken. 

Verduurzamen kan goed samen met onderhoud 
Onderhoudsprocessen bieden dé kans om het vastgoed te verduurzamen. Op een kostenefficiënte wijze. In het spel van instandhouding en vervanging is het goed mogelijk om de groene agenda hieraan te koppelen en duurzame, circulaire en slimme maatregelen te treffen en de energievraag te reduceren. Sturen op betere labels omdat het moet of minder verbruik of waste omdat dat kan is goed vorm te geven binnen de bestaande budgetten. Maar hoe? Onze ervaring is eerst goed nut en noodzaak te inventariseren om te bepalen hoe de gestelde doelen haalbaar zijn inclusief de financiële consequenties.

Samen met de leveranciers 
Samenwerking is daarin de kern. De verantwoordelijkheid voor het behalen van de klimaat-doelstellingen ligt niet alleen bij de opdrachtgever, ook opdrachtnemers moeten zich daaraan committeren. Dat kan alleen als er gemeenschappelijke opgave met gemeenschappelijke doelen is. We zien te vaak dat de contracten met de onderhoudsleveranciers leidend zijn in de samenwerking en niet de resultaten. Deze resultaten worden nu juist bij wel verduurzaming gevraagd.  Het gaat immers ook om het integraal borgen of verbeteren van continuïteit en gebruikerstevredenheid zoals bijvoorbeeld het verhogen van comfort en luchtkwaliteit.  Het kan een gemeenschappelijke uitdaging zijn om als opdrachtgever en onderhoudsleverancier gezamenlijk goede doelen te stellen op het gebied van het verduurzamen van vastgoed. Niet omdat het moet, maar juist omdat het kan!

Meer weten over de Oxxer methode om verduurzaming aan te pakken inclusief implementatie van oplossingen en met garantie op resultaat? Neem dan contact op met Edgar Anholts, klantregisseur.

Auteur: Edgar Anholts

Waarom een conditiemeting niet zegt welk trainingsschema je zou moeten volgen om je doel te bereiken…

Inmiddels is het bij veel vastgoedbeheerders en facilitair managers een bekend begrip geworden: ‘Ons beleid is dat wij de gebouwen onderhouden op conditie 3’. Nu wil ik in deze blog niet ingaan op het gegeven dat vijf verschillende inspecteurs op basis van de NEN2767 elk tot andere conclusies kunnen komen over de staat van een vastgoedportefeuille. Dit is wellicht een zaak van gedegen opleiden van inspecteurs en het maken van goede afspraken. Maar in de praktijk levert dit dus wel veel gedoe op. Nu ga ik in op de vraag waarvoor deze normering eigenlijk bedoeld is en waarvoor hij vaak misbruikt wordt.

Misbruik NEN2767
Om bij dat laatste te beginnen. De NEN2767 zegt niets over wat in het meerjarenonderhoudsplan moet staan om bijvoorbeeld een conditie 3 te behalen en behouden. Net zoals een conditietest niets zegt over welke oefeningen je hoe vaak moet doen om je conditie te verbeteren. Maar toch worden de theoretische levensduren die in de NEN-norm staan, vaak de norm voor vervangingen in het onderhoudsplan. En daar gaat het wat mij betreft fout. Er wordt teveel waarde gehecht aan de norm en te weinig gekeken naar het gebouw, het gebruik en het beheer. Dit gaat nog verder mis op moment dat door verkeerd toepassen van de norm vervangingen op driekwart van de levensduur worden ingepland. Omdat de NEN-norm zegt dat dan conditie 3 bereikt is. Met deze onjuiste redenering wordt het meerjarenplan veel te duur en installaties onnodig vroeg vervangen. Deze manier van werken wordt gefaciliteerd door softwaresystemen die geheel op basis van de NEN2767 als een supermarkt kassasysteem het bouwjaar van elementen verwerken tot een ‘meerjarenkassabon’. Een kind kan de was doen(!)

Hoe dan wel onderhouden?
De NEN2767 zegt dus niets over wat er aan activiteiten in een meerjarenplan moet staan om gebouwen op een gewenste kwaliteit te behouden. Hoe moet het dan wel? Ter zake kundige inspecteurs (dat betekent vaak per discipline een ervaren inspecteur) maken per gebouw een specifiek onderhoudsadvies. Hierbij maken zij gebruik van de resultaten van een NEN2767 conditiemeting, aangevuld met eigen kennis en ervaring over levensduren en onderhoudsbehoeften. De inspecteur houdt rekening met het beleid van de opdrachtgever, maar is ook in staat dit slim te vertalen naar benodigd onderhoud. Daarbij is aandacht voor de optimale balans tussen vervangen, preventief onderhouden en storingsonderhoud.

Hoe NEN2767 dan wel toepassen?
Wat kunnen we dan wel met de NEN2767? Precies datgene waar de norm voor bedoeld is: het bepalen van de technische kwaliteit van elementen op het moment van meting. En zegt dus iets over het gevoerde onderhoudsbeleid in de afgelopen periode. De gebreken die eventueel volgen uit de meting kunnen als input meegenomen worden in de afweging welk onderhoud in de toekomst noodzakelijk is, maar hoeven niet één op één opgelost te worden. In onderhoudscontracten kan deze meting ingezet worden als audit om vast te stellen of het uitgevoerde onderhoud tot het gewenste resultaat heeft geleid. Op deze manier is de NEN2767 een nuttig middel om met elkaar te communiceren over de technische staat van onderhoud.

Tot slot enkele tips voor het toepassen van de NEN2767

• Schakel ervaren en kundige inspecteurs in. Bij complexe gebouwen verdient het de aanbeveling onderscheid te maken in de disciplines bouwkundig en installaties.
• Maak goede afspraken over verwachtingen, de inspectie is namelijk enkel visueel en kan dus per definitie niet alle gebreken aan het gebouw boven tafel krijgen.
• Sluit uit dat elementen, enkel vanwege de leeftijd, geclassificeerd worden op een bepaalde conditiescore en op basis hiervan automatisch ingepland voor vervanging. Dit kan je doen door het gebrek “verval” niet van toepassing te verklaren of goede afspraken over de toepassing ervan te maken.
• Stel kritische vragen over het opgeleverde meerjarenonderhoudsplan. Waarom is iets ingepland en wat is het risico van uitstel? Is in de normkosten rekening gehouden met bereikbaarheid en andere specifieke omstandigheden?
• Niemand kan de toekomst voorspellen, zeker niet voor wat betreft onderhoud van een gebouw over 20 jaar. Herzie het plan met een her-inspectie minimaal om de drie jaar zodat de praktijk en de werkelijkheid niet teveel uit elkaar lopen.
• Blijf bij uitvoering van vervangingen kritisch op de geboden oplossing. We zijn snel geneigd installaties door soortgelijke oplossingen te vervangen, zonder de kansen van nieuwe technieken goed te onderzoeken.
• Gebruik de natuurlijke vervangingsmomenten uit het onderhoudsplan om het gebouw te verduurzamen. Doe hier vooraf onderzoek naar, zodat je in het jaar zelf niet in tijdnood komt.

Meer weten over de juiste toepassing van de NEN2767? Neem dan contact op met Ben Grijpstra, adviseur.

Auteur: Ben Grijpstra

Help mijn technische dienst gaat met pensioen!

Er is sprake van vergrijzing onder technische dienst medewerkers. De kans is dan ook groot dat binnen nu en vijf jaar ook bij jou een medewerker vertrekt. In eerste instantie logisch om een vacature te plaatsen om zo een nieuwe medewerker te werven. Maar voor tot actie over te gaan willen wij vanuit Oxxer graag een aantal overwegingen mee geven.

Jarenlange opgebouwde kennis overdragen
Een eerste aandachtspunt is de kennisoverdracht. Tot nog toe heeft de technische dienst uitstekend gefunctioneerd, maar wel omdat de aankomende pensionado alle kennis van de gebouwen heeft. Vaak zit deze kennis in het hoofd en staat deze niet op papier. De eerste uitdaging is dus om deze kennis op papier te zetten. Mutaties in het gebouw, afspraken met leveranciers en storingshistorie. Allemaal informatie die moet worden overgedragen en verwerkt in een gebouwdossier. Dit is overigens altijd verstandig om vast te leggen, zodat de organisatie, bij onverwacht uitvallen van de technische dienst, niet met de handen in het haar zit!

In eigen beheer houden of toch uitbesteden?
Vervolgens komt de vraag: op langere termijn een technische dienst in stand houden of het onderhoud uitbesteden. Afhankelijk van de situatie zijn er voor beide mogelijkheden voor- en nadelen te benoemen. Enkele afwegingen zijn:

• Het invullen van vacatures is een ware uitdaging. Goed gekwalificeerd technisch personeel wordt steeds schaarser.
• De gebouwportefeuille wordt steeds complexer. Meer en meer worden installaties door data aangestuurd en is specialistische kennis nodig om de portefeuille goed te kunnen onderhouden. Het is lastig om al die specialistische kennis binnen een technische dienst van geringe omvang (twee tot acht medewerkers) te kunnen borgen.
• Bereikbaarheid voor gebruikers en melden van storingen. Voor een technische dienst van geringe omvang is het moeilijk om een 24/7 storingsdienst te kunnen invullen binnen de daarvoor gestelde wettelijke voorwaarden. Het kan daarom handig zijn om de storingsdienst (buiten kantooruren) te beleggen bij een leverancier.
• De gebouweigenaar heeft een wettelijke verantwoordelijkheid voor het onderhoud. Voor de meeste technische dienst medewerkers zal het bijhouden van gewijzigde wetgeving geen vanzelfsprekendheid zijn. Hierdoor loopt de eigenaar het risico dat de gebouwportefeuille niet voldoet aan de wettelijke eisen. De verantwoordelijkheid om te voldoen aan de wettelijke eisen kun je niet verleggen naar de onderhoudsleverancier, maar de uitvoeringstaak wel. De gebouweigenaar controleert de uitvoering.

Benodigde competenties en vaardigheden
Naast bovenstaande afwegingen zijn er per specifieke situatie nog voor- en nadelen die van belang zijn. Wij gaan hierover graag in gesprek, om samen met jou een goede afweging te kunnen maken. Naast de vraag over opvolging van de technische dienst medewerker kijken wij ook naar de benodigde competenties en vaardigheden van de beheerorganisatie. Wij richten ons op een toekomstbestendige beheerorganisatie, of dat nu met een eigen technische dienst is, door de huidige technische dienst onder te brengen bij een technisch dienstverlener of door de onderhoudswerkzaamheden (deels) uit te besteden.

Meer weten over het inrichten van een toekomstbestendige beheerorganisatie? Neem dan contact op met één van onze adviseurs of procesmanagers Bertina Seffinga, Ben Grijpstra of Marieke Winter.

Auteur: Bertina Seffinga