Het onderhoudscontract: noodzakelijk kwaad of kans?
Een succesvolle samenwerking is vaker het resultaat van goede verstandhouding en vertrouwen tussen mensen dan opstellen van ingewikkelde onderhouds-contracten. We hebben vanuit Oxxer al vaker geschreven over hoe je een succesvolle samenwerking tot stand brengt. In deze blog staan we stil bij de formele juridische kant: de onderhoudsovereenkomst. Is dit nu noodzakelijk kwaad of schuilt hierin ook een kans voor succesvol samenwerken?
Beheer en onderhoud gaat over veel processen en producten
Het is natuurlijk utopisch om te denken dat een zakelijke afspraak, om het beheer en onderhoud van gebouwen te verzorgen, alleen gebaseerd is op een goede klik en vertrouwen. Alleen al om de verwachtingen goed te managen, is het nodig om afspraken op papier te zetten. En zeker als er in concurrentie aanbesteed moet worden. Eenduidige beschrijving van de te leveren diensten en de context waarin, is dan belangrijk. Het blijkt dan al snel dat beheer en onderhoud over ontzettend veel processen en producten gaat. Waarover met gemak talloze afspraken over prestaties, rechten en plichten gemaakt kunnen worden. Hoe voorkom je dan een wildgroei aan juridische teksten, tegenstellingen en onwerkbare contracten?
Werkbare oplossing
Onze oplossing bestaat uit twee benaderingen. De eerste is het scheiden van het juridisch en technisch deel van het contract. Alle afspraken over rechten, plichten, aansprakelijkheden, betalingen en dergelijke krijgen een plaats in de overeenkomst.
Het tweede is om alle technische aspecten met betrekking tot het onderhoud en beheer onder te brengen in aparte bijlagen. Het voordeel hiervan is dat de leveranciersmanager bij inhoudelijke discussies direct de juiste bijlage erbij kan pakken. Om de bijlagen logisch in te delen hebben wij zeven resultaatsgebieden benoemd die van belang zijn in een onderhoudsovereenkomst. Deze vormen samen de zeven bijlagen bij de overeenkomst. In het Engels zijn het onze seven C’s:
- Condition
- Comfort
- Continuity
- Cost
- Compliance
- Cooperation
- Communication
Elk onderdeel is inhoudelijk kort en puntsgewijs uitgewerkt in te leveren prestaties en resultaten. Zoals je ziet gaat dit niet alleen over “hardcore techniek”, maar geven wij ook veel aandacht aan de samenwerkingskant. Om het contractmanagement zo effectief mogelijk uit te kunnen voeren, stellen wij op basis van deze zeven resultaatsgebieden een dashboard op. In dit dashboard is elk resultaatgebied verder uitgewerkt in prestatie-indicatoren. Deze zijn objectief meetbaar en vormen de basis voor de leveranciersbeoordeling.
Met deze werkwijze gaat het gesprek tussen de leveranciersmanager en de leverancier over concrete prestatie-indicatoren die een krachtige weergave vormen van de onderliggende onderhoudsovereenkomst. Dit vereenvoudigt het werk van de leveranciersmanager. En daarmee kan het contract toch een belangrijke bijdrage vormen aan succesvol samenwerken. Een kans dus!
Benieuwd of jij met je leveranciers effectief de juiste onderwerpen bespreekt of op de juiste prestaties stuurt? Oxxer onderzoekt graag waar verbeteringen mogelijk zijn!
Meer blogs lezen over samenwerkingen:
Waarom is succesvol samenwerken toch vaak zo lastig?
Contracten zijn zakelijke afspraken, samenwerken is mensenwerk.
Auteur: Ben Grijpstra