Medisch Spectrum Twente
Medisch Spectrum Twente (MST) is een Santeon ziekenhuis dat zowel specialistische basiszorg als topklinische zorg biedt. De in 2016 in gebruik genomen hoofdlocatie van het ziekenhuis is gevestigd in Enschede en wordt versterkt door buitenpoli’s in Oldenzaal en Haaksbergen. MST beschikt over 600 bedden en telt qua werkgelegenheid ruim 2.600 fte’s.
“Op het gebied van beheer en onderhoud van de huisvesting de samenwerkingsrelaties nog verder optimaliseren en tevens een geldelijke besparing en kwalitatieve verbetering realiseren.”
Analyse
Voor de vraag die MST had, diende Croonwolter&dros (CWD) een besparingsvoorstel in waarbij Oxxer werd gevraagd om de analyses en businesscases te begeleiden. Op basis van risicodragendheid en resultaatafspraken zijn wij hier succesvol mee aan de slag gegaan.
Om de beleving van de huidige situatie en aanvullende besparingsmogelijkheden te benoemen, hebben wij een aantal betrokken stakeholders vanuit MST en CWD geïnterviewd. Vervolgens is een aantal workshops georganiseerd met de betrokken medewerkers vanuit MST en CWD. Deze workshops zijn door Oxxer begeleid met als doel de benoemde kansen en besparingsvoorstellen te verzamelen en te rubriceren. Ook zijn de bijbehorende voorwaarden om de kansen tot succesvolle businesscases uit te werken met elkaar benoemd.
Tijdens de analysefase is door ons de eerste uitwerking van de businesscases gedaan, waarvoor inhoudelijk de benodigde gegevens vanuit CWD en MST zijn aangeleverd. Per businesscase is gekeken naar de demarcatie van werkzaamheden binnen de samenwerking, contractuele afspraken van technisch en bouwkundig onderhoud, de werking van de interne organisatie en het gebruik van (software)systemen.
"Door de procesbegeleiding van Oxxer waren we in staat om daadwerkelijk voortgang te boeken met het opstellen en implementeren van verbetervoorstellen die hebben geleid tot een significante kostenbesparing."
Advies
Om de besparingskansen die voortkwamen uit de workshops te verzilveren, hebben wij de volgende stappen doorlopen:
1. Het controleren van de uitgangspunten van de gekozen besparingskansen.
2. Het onderbouwen van de besparingskansen met uitgewerkte analyses.
3. Het delen en presenteren van de uitkomsten en het eventueel aanpassen daarvan.
4. Het begeleiden van het besluitvormingsproces.
5. De concretisering in een samenwerkingsovereenkomst en een bijbehorend risico- en kansendossier.
Implementatie
Na de adviesfase zijn door MST vier businesscases geselecteerd die de hoogste besparingspotentie en beste ‘efficiëntie-verhogende’ kansen hadden. Deze businesscases zijn nader uitgewerkt door Oxxer. Door werkzaamheden op een andere manier in te richten, kon een hoge besparing worden gerealiseerd met het gewenste comfort en blijft de instandhouding, en dus de waarde, van het gebouw gegarandeerd. Zo werden bepaalde werkzaamheden anders verdeeld. Door deze voortaan uit te laten voeren door een partij die toch al gedurende de openingstijden aanwezig is, en daarmee dus snel ter plaatse, konden wij een forse besparing op preventief en correctief onderhoud realiseren.
De implementatie van de besparing is per direct in gang gezet. Alle door ons verrichte werkzaamheden zijn op eigen risico uitgevoerd. Met MST is afgestemd dat, wanneer de opdracht niet leidt tot het voor hen gewenste resultaat, wij geen kosten in rekening brengen. Ook zijn gezamenlijk afspraken gemaakt over de wijze waarop de netto besparingen worden gedeeld.
“Door het proces overkoepelend te bewaken en ervoor te zorgen dat eenieder goed en op tijd de benodigde stukken aanleverde, hebben wij ervoor gezorgd dat dit project tot een mooi resultaat voor alle partijen heeft geleid."
Resultaten
x Directe implementatie van de afspraken om structurele besparingen te realiseren
x Optimalisatie van aantal beheerprocessen
x Verdieping van de samenwerkingsrelatie
