Saxenburgh Groep
De Saxenburgh Groep biedt op diverse locaties in de gemeenten Coevorden, Hardenberg en Ommen medische- en ouderenzorg. De Saxenburgh Groep heeft een eigen beheerorganisatie die verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van de gebouwen en krijgt de komende jaren te maken met grote veranderingen. Zoals de realisatie van het nieuwe Medisch Centrum Vechtdal, het nieuwe gezondheidscentrum in Coevorden en het toekomstige zorgcentrum Clara Feyoena Heem. Naar verwachting wordt het Medisch Centrum Vechtdal in het eerste kwartaal van 2020 opgeleverd en kunnen vanaf 2020 zo’n 110.000 inwoners uit omgeving Vechtdal gebruik maken van deze nieuwe voorziening.
“Maak de huidige beheerorganisatie klaar voor de toekomst.”
Analyse
Oxxer is gevraagd te adviseren over de inrichting van de toekomstige beheerorganisatie van de Saxenburgh Groep. Met de nieuwbouw van het Medisch Centrum Vechtdal veranderen de onderhoudssituatie en de taken. Het inrichten van deze nieuwe beheerorganisatie hangt samen met de af te sluiten onderhoudscontracten voor zowel het Medisch Centrum Vechtdal als voor andere locaties van Saxenburgh Groep.
Wij zijn gestart met het in kaart brengen van de huidige beheerorganisatie. Vervolgens is onder andere een FMEA-analyse (Failure Mode and Effects Analysis) uitgevoerd, waarbij risico’s zijn vertaald naar mogelijke procesverbeteringen op het gebied van exploitatie. Hierbij kwamen zowel technische risico’s, zoals het uitvallen van stroom, als procesmatige risico’s, zoals miscommunicatie, naar voren. Bij de gesignaleerde risico’s is gekeken of deze beheersbaar konden worden gemaakt door de beheerorganisatie anders in te richten. Bijvoorbeeld door bepaalde werkzaamheden middels een onderhoudscontract uit te besteden of door veranderingen binnen de beheerorganisatie.
"De afgelopen tijd hebben wij plezierig en met respect voor ieders belangen samen een aantal scenario’s uitgewerkt. Het gekozen scenario moet er voor zorgen dat wij gedurende een lange periode het onderhoud aan ons nieuwe ziekenhuis veilig en doelmatig kunnen laten onderhouden."
Advies
Op basis van de toekomstige onderhoudsstrategie, als het nieuwe ziekenhuis gereed is en hiervoor een onderhoudscontract is afgesloten, zijn drie scenario’s voor de toekomstige beheerorganisatie uitgewerkt. De scenario’s onderscheiden zich met name in de mate waarin de beheerorganisatie zelf verantwoordelijk is voor onderhoudstaken of deze (deels) uitbesteedt, gebaseerd op de FMEA analyse. Deze scenario’s kennen verschillende voor- en nadelen en hebben een andere financiële impact. De besparing en prestatiesprong, ten opzichte van de huidige situatie en het verschil in benodigde inzet en ontwikkeling, zijn door ons inzichtelijk gemaakt.
Implementatie
Aan de hand van deze uitwerking is samen met de intern betrokken stakeholders van huisvesting, Facility Management en Human Resource Management verkend hoe de toekomstige beheerorganisatie het beste ingericht kan worden. Aan de hand van het gekozen scenario werken wij het Programma van Eisen uit op basis waarvan de beheer- en onderhoudspartijen dienen in te schrijven en ondersteunen bij de prijs- en contractvorming.
“Pas als je weet wat van je verwacht wordt als Facilitair Bedrijf, ben je in staat het onderhoud goed aan te besteden."
Resultaten
x Slagvaardige beheerorganisatie toegerust op haar taken gevraagd door primaire processen
x Solide samenwerkingsrelatie met marktpartijen gebaseerd op de demarcatie van taken
x Verhoogde kennis en kunde van de beheerorganisatie
