Vriend of vijand?

Stel je bent als opdrachtgever verantwoordelijk voor de facilitaire services van je organisatie. Je hebt hiervoor verschillende contracten met leveranciers afgesloten. En dat loopt eigenlijk wel prima. En nu wil of moet je misschien wel gaan bezuinigen.

Hoe pak je dat aan?
Heel lang heb ik gedacht dat dit een kwestie is van slimmer inkopen, meer concurrentie tussen leveranciers en steviger sturen op resultaten. Toen ik een paar jaar geleden van een klant de vraag kreeg om te adviseren over bezuinigen op onderhoud, zat ik ook vooral daar aan te denken. Zoals: welke specialisten zijn nodig om de leveranciers ‘af te troeven’? Maar toen kwam het besef dat ik zomaar een belangrijke stap oversloeg. Kan dit ook in samenwerking met de leveranciers?! Open deur? Voor mij toen niet. Ik was (zoals bijna iedereen in de bouw) vooral opgevoed om leveranciers slim in te kopen met veel controle- en stuurmiddelen in contracten. En dat leveranciers altijd zullen proberen de mazen in het contract te vinden om er hun voordeel mee te doen. Of toch niet? Ik legde dit voor aan mijn klant en na even nadenken zei ze: “Akkoord, kijk maar hoe ver je komt, want ik ben eigenlijk best tevreden over de kwaliteit van mijn leveranciers”. Voor mij het begin van een proces dat mijn kijk op samenwerking heeft veranderd.

De leverancier werkt graag mee
Want wat gebeurde er toen ik de leverancier hierover benaderde? Die was juist heel positief en graag bereid om mee te denken. Hij voelde ook wel dat het contract beter uitgevoerd kon worden en wilde graag zijn toegevoegde waarde laten zien. Dit resulteerde in adviezen hoe dezelfde kwaliteit met minder geld bereikt kon worden. Maar ook in suggesties om voor verschillende elementen het geëiste kwaliteitsniveau te verlagen zonder hier risico in te lopen. Ten slotte liet hij zien dat overbodige managementrapportages geschrapt konden worden die veel tijd kosten om te genereren en weinig toevoegen aan de contractbeheersing. Gratis advies van de specialist die jouw gebouw en gebruikerswensen als geen ander kent!

Waarom niet al eerder?
Dit roept natuurlijk wel de vraag op waarom deze leverancier hier zelf niet eerder mee gekomen was. Ik zie hier twee redenen voor. De eerste is dat een leverancier zich vooral richt op het nakomen van de eisen zoals die in het contract staan. Dat was destijds de uitvraag die hij in concurrentie het beste heeft beantwoord en nu simpelweg uitvoert. De focus ligt dus niet op veranderen vanuit het besef dat de klant misschien wel gebaat is bij zijn ideeën hoe de samenwerking beter kan. De tweede reden is dat het vertrouwen vergt om, met open boeken, de eisen en calculaties binnen het contract open te breken. Dit vraagt een veilige omgeving waarin dit gezamenlijk verkend kan worden, zonder dat hier direct allerlei consequenties aan worden verbonden. Want stel dat je uiteindelijk geen overeenstemming krijgt, hoe ga je dan verder met elkaar?

Hierdoor werd duidelijk dat mijn rol als externe adviseur belangrijk is. Niet zozeer om meer inhoud toe te voegen, maar juist het creëren van voorwaarden om kansen en verbeteringen transparant bespreekbaar te maken en de samenwerking te faciliteren. Een hele andere rol dus, maar wel een met veel meer voldoening.

Ook beter bevriend raken met leveranciers? Neem dan contact met ons op.

Auteur: Ben Grijpstra