Ontzorgen bij het verzamelen van data doe je zo!
Voor het uitvoeren van een quickscan, onze basis om te komen tot een duidelijk beeld van de beheer- en onderhoudsstatus van een organisatie, is informatie nodig. Deze informatie is echter niet altijd voorhanden. Gelukkig hebben wij daar een oplossing voor. In deze blog vertel ik jou hier graag meer over.
Oxxer werkwijze in theorie
Bij Oxxer helpen wij organisaties om beheer en onderhoud op orde te krijgen. Om dat proces goed te laten verlopen hebben wij, op basis van onze werkwijze, een stappenplan ontwikkeld. Voordat wij een traject ingaan, vragen wij altijd informatie op bij de klant. Denk hierbij aan spend-analyses, contracten, processen en begrotingen. Nadat wij deze informatie hebben geanalyseerd, voeren wij een quickscan uit. Hierbij kijken wij naar de staat van het bouwkundig onderhoud, het technisch beheer en het energieverbruik. Middels interviews en analyses van de contracten verkrijgen wij inzicht in de dynamiek van de samenwerkingsrelaties en contractuele afspraken.
Het resultaat van de quickscan vertalen wij naar ambitieuze, maar haalbare, doelen én besparingspercentages. Aan de hand van die gegevens maken wij concrete businesscases die direct geïmplementeerd kunnen worden. Hiermee gaan wij aan de slag, bijvoorbeeld tijdens een workshop. Samen met de beheerorganisatie en leveranciers verkennen wij welke prioriteiten aan de potentiële businesscases hangen.
Oxxer in de praktijk
In de praktijk ervaren wij dat veel organisaties de benodigde informatie niet op orde hebben om tot een goed resultaat van de quickscan te kunnen komen. De informatie die wij hiervoor voornamelijk nodig hebben bestaat uit onderhoudscontracten, facturen, inspectieverslagen, meerjarenonderhoudsplanningen, onderhoudsbeleid en formatiegegevens. Al deze puzzelstukjes moeten bij elkaar worden gezocht om een goed beeld van de organisatie te kunnen krijgen. In de praktijk blijkt vaak dat een aantal puzzelstukjes moeilijk vindbaar is of ontbreekt. Dit komt met name doordat het niet allemaal gedigitaliseerd is en in verschillende systemen is opgeslagen. Vaak is de informatie ook niet bij één persoon of afdeling gecentraliseerd, maar zijn verschillende afdelingen betrokken rondom het uitvoeren van onderhoud, waardoor de benodigde informatie versnipperd ligt binnen de organisatie.
Onze oplossing
Om opdrachtgevers hierin te ontzorgen, komen wij steeds vaker op locatie om de benodigde informatie voor de quickscan samen met de klant te verzamelen. Wij merken dat dit voor beide partijen prettig werkt en interpretatieverschillen over de te verstrekken informatie voorkomt. Door een dagdeel naast een onderhoudsbeheerder te gaan zitten en samen de juiste informatie op te halen, verlagen wij de drempel die weleens ervaren wordt wanneer ‘stapels papier’ worden opgevraagd. Ook wanneer informatie niet beschikbaar is, omdat er bijvoorbeeld simpelweg geen contracten gesloten zijn, gaan wij in gesprek om te kijken hoe we alsnog de benodigde input kunnen ontvangen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een uitdraai van een FMIS systeem. Bijkomend voordeel is dat wij vanuit Oxxer direct de juiste stukken paraat hebben om adequaat met de verzamelde informatie aan de slag te gaan. Een win-win situatie dus!
Meer weten over de Oxxer methode en onze garanties op resultaat? Neem dan contact op onze klantregisseur Edgar Anholts.
Auteur: Marieke Winter