Waarom een conditiemeting niet zegt welk trainingsschema je zou moeten volgen om je doel te bereiken…

Inmiddels is het bij veel vastgoedbeheerders en facilitair managers een bekend begrip geworden: ‘Ons beleid is dat wij de gebouwen onderhouden op conditie 3’. Nu wil ik in deze blog niet ingaan op het gegeven dat vijf verschillende inspecteurs op basis van de NEN2767 elk tot andere conclusies kunnen komen over de staat van een vastgoedportefeuille. Dit is wellicht een zaak van gedegen opleiden van inspecteurs en het maken van goede afspraken. Maar in de praktijk levert dit dus wel veel gedoe op. Nu ga ik in op de vraag waarvoor deze normering eigenlijk bedoeld is en waarvoor hij vaak misbruikt wordt.

Misbruik NEN2767
Om bij dat laatste te beginnen. De NEN2767 zegt niets over wat in het meerjarenonderhoudsplan moet staan om bijvoorbeeld een conditie 3 te behalen en behouden. Net zoals een conditietest niets zegt over welke oefeningen je hoe vaak moet doen om je conditie te verbeteren. Maar toch worden de theoretische levensduren die in de NEN-norm staan, vaak de norm voor vervangingen in het onderhoudsplan. En daar gaat het wat mij betreft fout. Er wordt teveel waarde gehecht aan de norm en te weinig gekeken naar het gebouw, het gebruik en het beheer. Dit gaat nog verder mis op moment dat door verkeerd toepassen van de norm vervangingen op driekwart van de levensduur worden ingepland. Omdat de NEN-norm zegt dat dan conditie 3 bereikt is. Met deze onjuiste redenering wordt het meerjarenplan veel te duur en installaties onnodig vroeg vervangen. Deze manier van werken wordt gefaciliteerd door softwaresystemen die geheel op basis van de NEN2767 als een supermarkt kassasysteem het bouwjaar van elementen verwerken tot een ‘meerjarenkassabon’. Een kind kan de was doen(!)

Hoe dan wel onderhouden?
De NEN2767 zegt dus niets over wat er aan activiteiten in een meerjarenplan moet staan om gebouwen op een gewenste kwaliteit te behouden. Hoe moet het dan wel? Ter zake kundige inspecteurs (dat betekent vaak per discipline een ervaren inspecteur) maken per gebouw een specifiek onderhoudsadvies. Hierbij maken zij gebruik van de resultaten van een NEN2767 conditiemeting, aangevuld met eigen kennis en ervaring over levensduren en onderhoudsbehoeften. De inspecteur houdt rekening met het beleid van de opdrachtgever, maar is ook in staat dit slim te vertalen naar benodigd onderhoud. Daarbij is aandacht voor de optimale balans tussen vervangen, preventief onderhouden en storingsonderhoud.

Hoe NEN2767 dan wel toepassen?
Wat kunnen we dan wel met de NEN2767? Precies datgene waar de norm voor bedoeld is: het bepalen van de technische kwaliteit van elementen op het moment van meting. En zegt dus iets over het gevoerde onderhoudsbeleid in de afgelopen periode. De gebreken die eventueel volgen uit de meting kunnen als input meegenomen worden in de afweging welk onderhoud in de toekomst noodzakelijk is, maar hoeven niet één op één opgelost te worden. In onderhoudscontracten kan deze meting ingezet worden als audit om vast te stellen of het uitgevoerde onderhoud tot het gewenste resultaat heeft geleid. Op deze manier is de NEN2767 een nuttig middel om met elkaar te communiceren over de technische staat van onderhoud.

Tot slot enkele tips voor het toepassen van de NEN2767

• Schakel ervaren en kundige inspecteurs in. Bij complexe gebouwen verdient het de aanbeveling onderscheid te maken in de disciplines bouwkundig en installaties.
• Maak goede afspraken over verwachtingen, de inspectie is namelijk enkel visueel en kan dus per definitie niet alle gebreken aan het gebouw boven tafel krijgen.
• Sluit uit dat elementen, enkel vanwege de leeftijd, geclassificeerd worden op een bepaalde conditiescore en op basis hiervan automatisch ingepland voor vervanging. Dit kan je doen door het gebrek “verval” niet van toepassing te verklaren of goede afspraken over de toepassing ervan te maken.
• Stel kritische vragen over het opgeleverde meerjarenonderhoudsplan. Waarom is iets ingepland en wat is het risico van uitstel? Is in de normkosten rekening gehouden met bereikbaarheid en andere specifieke omstandigheden?
• Niemand kan de toekomst voorspellen, zeker niet voor wat betreft onderhoud van een gebouw over 20 jaar. Herzie het plan met een her-inspectie minimaal om de drie jaar zodat de praktijk en de werkelijkheid niet teveel uit elkaar lopen.
• Blijf bij uitvoering van vervangingen kritisch op de geboden oplossing. We zijn snel geneigd installaties door soortgelijke oplossingen te vervangen, zonder de kansen van nieuwe technieken goed te onderzoeken.
• Gebruik de natuurlijke vervangingsmomenten uit het onderhoudsplan om het gebouw te verduurzamen. Doe hier vooraf onderzoek naar, zodat je in het jaar zelf niet in tijdnood komt.

Meer weten over de juiste toepassing van de NEN2767? Neem dan contact op met Ben Grijpstra, adviseur.

Auteur: Ben Grijpstra