Help mijn technische dienst gaat met pensioen!

Er is sprake van vergrijzing onder technische dienst medewerkers. De kans is dan ook groot dat binnen nu en vijf jaar ook bij jou een medewerker vertrekt. In eerste instantie logisch om een vacature te plaatsen om zo een nieuwe medewerker te werven. Maar voor tot actie over te gaan willen wij vanuit Oxxer graag een aantal overwegingen mee geven.

Jarenlange opgebouwde kennis overdragen
Een eerste aandachtspunt is de kennisoverdracht. Tot nog toe heeft de technische dienst uitstekend gefunctioneerd, maar wel omdat de aankomende pensionado alle kennis van de gebouwen heeft. Vaak zit deze kennis in het hoofd en staat deze niet op papier. De eerste uitdaging is dus om deze kennis op papier te zetten. Mutaties in het gebouw, afspraken met leveranciers en storingshistorie. Allemaal informatie die moet worden overgedragen en verwerkt in een gebouwdossier. Dit is overigens altijd verstandig om vast te leggen, zodat de organisatie, bij onverwacht uitvallen van de technische dienst, niet met de handen in het haar zit!

In eigen beheer houden of toch uitbesteden?
Vervolgens komt de vraag: op langere termijn een technische dienst in stand houden of het onderhoud uitbesteden. Afhankelijk van de situatie zijn er voor beide mogelijkheden voor- en nadelen te benoemen. Enkele afwegingen zijn:

• Het invullen van vacatures is een ware uitdaging. Goed gekwalificeerd technisch personeel wordt steeds schaarser.
• De gebouwportefeuille wordt steeds complexer. Meer en meer worden installaties door data aangestuurd en is specialistische kennis nodig om de portefeuille goed te kunnen onderhouden. Het is lastig om al die specialistische kennis binnen een technische dienst van geringe omvang (twee tot acht medewerkers) te kunnen borgen.
• Bereikbaarheid voor gebruikers en melden van storingen. Voor een technische dienst van geringe omvang is het moeilijk om een 24/7 storingsdienst te kunnen invullen binnen de daarvoor gestelde wettelijke voorwaarden. Het kan daarom handig zijn om de storingsdienst (buiten kantooruren) te beleggen bij een leverancier.
• De gebouweigenaar heeft een wettelijke verantwoordelijkheid voor het onderhoud. Voor de meeste technische dienst medewerkers zal het bijhouden van gewijzigde wetgeving geen vanzelfsprekendheid zijn. Hierdoor loopt de eigenaar het risico dat de gebouwportefeuille niet voldoet aan de wettelijke eisen. De verantwoordelijkheid om te voldoen aan de wettelijke eisen kun je niet verleggen naar de onderhoudsleverancier, maar de uitvoeringstaak wel. De gebouweigenaar controleert de uitvoering.

Benodigde competenties en vaardigheden
Naast bovenstaande afwegingen zijn er per specifieke situatie nog voor- en nadelen die van belang zijn. Wij gaan hierover graag in gesprek, om samen met jou een goede afweging te kunnen maken. Naast de vraag over opvolging van de technische dienst medewerker kijken wij ook naar de benodigde competenties en vaardigheden van de beheerorganisatie. Wij richten ons op een toekomstbestendige beheerorganisatie, of dat nu met een eigen technische dienst is, door de huidige technische dienst onder te brengen bij een technisch dienstverlener of door de onderhoudswerkzaamheden (deels) uit te besteden.

Meer weten over het inrichten van een toekomstbestendige beheerorganisatie? Neem dan contact op met één van onze adviseurs of procesmanagers Bertina Seffinga, Ben Grijpstra of Marieke Winter.

Auteur: Bertina Seffinga