Help, ik heb een gebouw!

Het is bijna zover. Na een aantal jaren plannen maken, haalbaarheidsstudies, ontwerpen, aanbesteden en bouwen is het gebouw dan eindelijk af. Vol verwachting en met de nodige stress bereidt jouw organisatie zich voor om het gebouw in gebruik te nemen. Links en rechts zijn er al wel opmerkingen gemaakt over gebouwdelen, ruimten en inrichtingen die net iets anders zijn dan dat men verwacht had. Er tekent zich tevens een lijst af met opleverpunten. Een gebouw is nooit in één keer af. Op de een of andere manier zijn er altijd een paar punten die gedurende de gehele ontwikkeling al een dossier waren en dat ten tijde van de oplevering nog zijn.

Gelijktijdige processen
En midden in deze opleverstress kondigt zich de volgende fase aan. De aannemer draagt het gebouw over aan jou! De nieuwe trotse eigenaar. Natuurlijk gevierd met de nodige versnaperingen en gemeende toespraken.
Idealiter zit er een periode van rust tussen de oplevering van het gebouw, de inhuizing en de ingebruikname. Vaak door overschreden deadlines verdwijnen deze buffers. Het gevolg is dat er in deze periode veel verschillende processen door elkaar heen lopen die ook nog veel met elkaar samenhangen. Immers een klacht over een koude werkplek kan zijn oorzaak hebben in een opleverpunt, een vergissing bij het inregelen of een ontwerpfout. Of is het toch de perceptie van de medewerker?

Hoe schep je orde in deze drukke fase?
Start al tijdens de bouw met de organisatie van de beheerfase. Ondanks de drukke eindfase van het project betaalt dit zich uit na de oplevering. De volgende punten kunnen daarbij helpen:

• Zorg ervoor dat het servicelevel dat je kunt bieden als facilitaire organisatie aansluit bij de verwachtingen van de organisatie.
• Besteed aandacht aan de interne communicatie met je medewerkers over de werking van het gebouw.
• Zorg voor goede instructies aan de gebruikers.
• Toets de organisatie tijdens de ontwerpfase, de realisatiefase en het opleverproces aan de gebruiks- en beheervoorwaarden.
• Deel intern dat het gebouw en de organisatie nog op elkaar afgestemd worden.
• Contracteer tijdig de onderhoudspartij(en) en maak afspraken met bouwpartijen over afhandeling van klachten en garanties gedurende eerste maanden.
• Richt KWISO in.
• Leer en optimaliseer snel!

KWIS (de afkorting van Klachten, Wensen, Instructie en Storingen) helpt om snel problemen te kunnen classificeren en met de juiste aanpak op te kunnen lossen. Door daar de O van Opleverpunten aan toe te voegen ontstaat een systeem waarin overzicht ontstaat tussen het project en het beheerproces. Door de aannemers mee te nemen in het proces kan tijd en geld worden gewonnen in de afhandeling. Er ontstaat inzicht en overzicht.

We zien vaak dat bij de ontwikkeling van gebouwen alle aandacht investeringsgericht is. Dit is niet altijd verstandig vanuit exploitatie-oogpunt. Juist in de eerste maanden van het gebruik blijkt dat zaken vanuit een voordelig en efficiënt beheer beter kunnen. Hoe eerder deze aspecten geoptimaliseerd worden, hoe langer het profijt en de besparing haar effect sorteren.

De Oxxer-methode leent zich hier prima voor. Zie voor onze aanpak www.oxxer.nl

Auteur: Edgar Anholts