Ambiq
Ambiq is een zorginstelling die kinderen, jongeren en volwassenen met een lichte verstandelijke beperking ondersteunt. Het liefst werken zij zo veel mogelijk bij mensen thuis om hen in een vertrouwde omgeving te kunnen helpen aan een zo zelfstandig mogelijke toekomst. Ook biedt Ambiq verblijf en dagbesteding in een prettige en veilige omgeving. Voor het hoofdkantoor in Hengelo was Ambiq opzoek naar een verbetering voor het beheer en onderhoud van het gebouw.
“Voer een scan uit die laat zien hoe Ambiq het beheer en onderhoud van het hoofdkantoor in Hengelo kan verbeteren.”
Analyse
Voorafgaand aan de analysefase, is Oxxer een gesprek met de manager facilitaire zaken van Ambiq aangegaan. Hieruit kwam naar voren dat er drie belangrijke pijlers zijn waar Ambiq binnen haar organisatie op wilde besparen. De besparing op energiekosten, beheersing van onderhoudskosten en het verbeteren van de beheerorganisatie. Om inzicht in de huidige situatie te krijgen, hebben wij gebenchmarkt, deskresearch gedaan, contract- en factuuranalyses uitgevoerd en zijn er metingen verricht.
"Tijdens deze opdracht kon ik daadwerkelijk een bijdrage leveren aan een organisatie die daar profijt van heeft. Ik voelde op deze manier echt een toegevoegde waarde ontstaan."
Advies
Tijdens de analysefase is een aantal energiemaatregelen voorgesteld, zodat Ambiq makkelijker op de energiekosten kan besparen. Voor deze maatregelen hebben wij de investeringskosten en terugverdientijd in kaart gebracht. Ook is de marktconformiteit van de energieleveranciers onderzocht. In de onderhoudscontracten met de diverse leveranciers bleek veel variatie te bestaan qua voorwaarden. Hierdoor waren er geen eenduidige afspraken en was het onderhoud moeilijk beheersbaar. Wij hebben geadviseerd om afspraken vanuit eigen standaarden te maken, zodat meer uniformiteit ontstaat en dit het beheerproces versoepelt. Met nog een aantal andere maatregelen realiseerden wij al een besparing van ruim 15% per jaar. Een ander punt wat zich voordeed was een mismatch tussen het onderhoudsbudget, dat altijd onder druk stond, en de verwachte kwaliteit. Wij hebben Ambiq geadviseerd om met de leveranciers verwachtingen uit te spreken en goede afspraken te maken. Zo kan het kwaliteitsniveau van het onderhoud beter afgestemd worden op het onderhoudsbudget en vice versa.
Tot slot hebben wij een organisatiescan uitgevoerd waar inzichtelijk is gemaakt hoe om te gaan met externe huurders, medewerkerstevredenheid, externe leveranciers en contractmanagement. Uit deze scan kwam naar voren dat Ambiq niet zozeer op de fte’s kon besparen, maar wel een efficiëntere werkwijze kon realiseren door bestaande functieprofielen anders in vullen.
Resultaten
x Een besparing van ruim 15% per jaar door een versoepeld beheerproces en eenduidigheid in afspraken
x Een betere afstemmingsprocedure tussen het kwaliteitsniveau van het onderhoud en het onderhoudsbudget
x Aan de hand van een brede organisatiescan stimuleerde wij een efficiëntere werkwijze door functieprofielen anders in te richten
